なぜ締切を決めても仕事が遅れてしまうのか？　「逆算思考」のススメ

サイボウズ式編集部より：著名ブロガーによるチームワークや働き方に関するコラム「ブロガーズ・コラム」。はせ おやさいさんのコラムです。

こんにちは、はせ おやさいです。

時間の使い方、難しいですよね。1日の中だけでも「あれ、さっきお昼ごはんを食べたところなのに、気付いたらもう17時……？」というときなんかは、「時空が歪んだのかな？」と心底焦ります。

以前、「日報はその日の朝に『先に』書く」というコラムを書きましたが、これは「1日の時間の段取りをその日の朝に組んでしまうことで、タスク洗い出しの時間を圧縮する」という狙いのもの。

2014年11月17日日報はその日の朝に「先に」書く

いつも時間に追われていませんか？

仕事には、必ず締切があります。

明確な「納期」がなかったとしても、いつまでたってもやりかけでいい、という仕事はなく（そもそもそれは仕事ではない）いつか終わらせる必要があるもの。そして、得てして締切間近というのは、タスクが山積みになりがちです。その状態を避けるためにスケジュールを引き、バッファを持たせ、なるべく後半が詰まらないように調整をするのですが、それがどうしても苦手な人もいます。

あるチームでいっしょになった後輩が、まさにそんな人でした。

サポート的にかかわっていたので、詳細がわからないなりにも不安に思い、「◯◯は終わった？」「◯◯はどうなった？」と確認するたびに「作業中です」「いま問い合わせています」と的を射ない返答しかありません。ある程度の失敗をさせることも含めて、育てるつもりで見守ろう、という判断でリカバリできる範囲内ではそっとしておいたところ、やはり進行が遅れて間に合わなくなり、ヘルプに入ったあと、なぜ、そうなったかをいっしょに考える時間を持ちました。

それぞれのタスクは明文化されていて、すべきことも明確だったのに、なぜ遅れてしまったのか。どこを改善すれば、繰り返すことを予防できそうか。

期日から遅らせてしまった、とすでに反省している本人に対して「責められている」と感じさせないように「なぜ」を探る作業は非常に繊細でハードですが、そこには多くのヒントがあり、絶対に見逃してはいけない課題です。

積み上げ思考と逆算思考

そこで分かったのは、どうやら彼女は「積み上げ型」の思考で物事に着手していたようだ、という点です。

すべきことAがあり、Bがあり、Cがある。それぞれに1時間ずつかかる見込みだから、これをやって、あれをやって……と積み上げていくようにして1日のタスクを管理していたようなのですが、仕事をしていると、どうしても「差し込み案件」「突発対応」というものが発生します。

本来なら「すべきことA」のために確保していた時間だけれど、トラブル対応が急遽発生し、そちらに時間を振り分けると、おのずと「すべきことA」のための時間は後ろに押し出されます。1日は24時間しかないので、押し出された時間をカバーしようと残業するものの、「すべきことA」の作業時間の見込みがズレる可能性もあるわけで、さまざまな予測外の出来事に対処していくうち、どんどん時間が足りなくなります。

時間が足りなくなると、精神が追いつめられてくるので焦ってしまい、仕事の精度が粗くなります。粗い精度の仕事を出すことで「やりなおす」という新たなタスクが発生し、それにともなって「再確認してもらう依頼を出す」というまた新たなタスクが現れます。こうなると負の連鎖が起き始め、本人もとにかく目先の仕事に飛びかかっていくしかなくなってしまうので、全体が崩壊していく。彼女はまさにこの状態に陥っていたのでした。

ここで彼女がしていたのは、「今ある状態」から考える「積み上げ型」の思考です。

すべきことを並べてそれを上へ上へ積み上げていき、とりあえずこれ以上はもう乗らないかな……というところまでは乗せてしまう。自分のできる範囲やバッファは考慮されず、「すべきこと」に追われる状態になります。

ゴールから「なるべき姿」を思い描くの「逆算思考」

これとは逆の手法が、「逆算思考」です。

逆算思考は、まずゴールを設定し、そこから現在までの間にすべきことをパズルのようにはめ込んでいくやり方です。「◯月◯日までに、こういう状態になっているべきである」というタスクの完成形だけでなく、今日は20時までに仕事を切り上げる、といったゴールを決めるのも、逆算思考のやり方のひとつ。まず、「なるべき姿」を思い描くのです。

逆算思考をしてみよう

さて、今回は「逆算思考」の一例として「スケジュール設計」を挙げてみたいと思います。

仮に「あるブログ記事を執筆し、イラストを書き、原稿をセットして、公開する」という仕事のスケジュールを設定してみましょう。ゴールから逆算して「すべきこと」を洗い出します。「原稿の公開完了」をゴールとして、下に向かって過去のタスクとなります。

すべてのタスクが同日に完成することはありえませんし、「イラストの完成」は基本的に「企画の決定」より前に来ることはありません。ここで確認するべきは「イラストの着手〜完成」や「原稿の執筆〜初稿提出」まで何日かかりそうかをきちんと把握しておくことです。「イラストには5営業日必要」「原稿執筆には8営業日必要」のように「かかる日数」を決めてしまえば、あとはカレンダーを埋めていくように、日付を逆算、逆算していくことでそれぞれのスケジュールが決まっていくかと思います。

個人的に、「逆算思考」においてもっとも重要なのは「ゴールに超具体的な数字を持たせること」だと思っています。よく「スケジュールを組んでみて」と依頼すると「◯月◯日中に」という決め方をする人がいますが、これは具体的な数字、とは言えません。

人によって「◯日中」の定義がズレますし、何より自分の中でも自分の都合のいいようにズラすことができてしまうからです。「◯日中」が「営業時間内」の人もいれば、「日付が変わるまで」の人もいて、もっというと「翌朝の始業時間まで」と引っ張る人もいます。こうなるともはや期限を切った意味はなく、どんどん崩れていってしまう。

なので、まずは時分単位まで期限を決めましょう。

そして具体的に期限を切ったら、その時間までに、「何が」「どういう状態で」終わっていればよいのか、を確定しましょう。自分で判断できなければ、必ず確認をし、仮でもいいので確定しておきましょう。なぜならば、「何が」「どういう状態で」終わっていればよいかが明確になると、逆に「何をやらなくてもいいか」が見えてくるからです。

「締切の時分」と「なっているべき姿」が分かったら、そのために必要なタスクを洗い出し、作業時間の見込みを立てた上で優先度を決めましょう。

1日のタスク整理も「逆算思考」で決めていこう

ここでも逆算思考で、「すべきこと」を積み上げるのではなく、定時なら定時、21時なら21時、終電までなら24時17分、というように、具体的な時間までに、「いったん仕事を終えられる」状態にするため、いま、この瞬間に何から手を付ければいいかを考えます。今日は予定があって19時までに会社を出なければいけないから、最低限これとこれを進めておこう、という考え方であったり、「今日は外出があって1時間単位でしか作業を組み立てにくいから、集中して取り掛かりたい作業は明日に回そう」といったように、タスク1つ1つの特性を振り分ける考え方もあります。

タスク処理の方法として、「このタスクが終わるまで帰らない」と決める、というやり方もありますが、ここではまず「決められた時間までにどこまでやれるか」を判断し、これなら期限内に終わりそうだと感じられたら、そこからは絶対に変更しないという順番で意思決定するほうが、健康的ではないかと思います。

時分単位でタイトにスケジュールを切ると、1日の営業時間（おおよそ8時間程度かと思いますが）の中で何をすべきかが分かってきます。そこからあふれるものは自分のキャパシティを超えている、と判断してしまって構いません。あふれることは問題ではなく、あふれたタスクがあるのを見て見ぬふりするほうが問題なので、まず「あふれている」という事実を早めに共有しておきましょう。

自分が管理する側であるなら、特にこの「あふれている」部分の把握から目を背けてはいけません。いそがしい中でのタスク調整は煩雑に感じるかもしれませんが、ここが最初のほころびとなり、放置しておくと、取り返しがつかないことにもなりかねない。もちろんどうにもならず、力技でやり抜くケースもありますが、あくまでイレギュラー。全体のタスクがあふれている、という本質の解決を常に意識しましょう。

なので、まず決めるべきは以下の3つです。

そこから日々のタスクを管理していくことでスケジュールの進捗やオーバーフローの様子が把握しやすくなります。スケジュールは基本的に守られるべきものではありますが、一番大切なのは、それが適切であり、適正に進行されているのか、を把握し、常に適正値に調整していくことではないかと思っています。

まずゴールを決めて、そこから逆算しよう

あとは上記を繰り返し、「思考にクセづけをする」訓練の段階になると思います。

この訓練を続けると、自然と仕事に対しての「締切」と「ゴール（なっているべき姿）」を確認する習慣が身につきます。時間管理の観点でも非常に有効な思考習慣でもありますし、同時に、このクセがつくと、仕事の着手時に最低限必要な情報がそろっているので、初速がつき、取捨選択のラインが見えやすくなるのでプロジェクトのスピードが早まりやすい、というのが特におすすめしたい点です。

多くの遅延プロジェクトを見てきて、初速がなかなか早まらないケースというのは、与えられている情報が少なかったり、決まっていなかったり、そもそものゴールイメージが誰にもできていないことが原因になるケースが多いです。考えたり判断する材料が少ないと、スタートも遅れがちになってしまうのですね。

そのために、まず「思考の補助線」として、仮置きだったとしても「締切」と「ゴール」を設定し、そこに向けて何をどうすべきか、をプロットしていくやりかたを推奨してみてはどうかな、と思います。

そして逆算思考を身につけると、積み上げ思考の良さも同時活用しやすくなります。

「締切」と「ゴール」さえ意識できていれば、あとは目の前に仕事を積み上げ、埋没していくことで筋トレのように自分の実務能力に負荷をかける、という働き方も選べるからです。

逆に「締切」と「ゴール」が見えないまま実務能力に負荷をかけ、限界まで働いた先には、消耗と混沌しかありません。せっかく頑張るのであれば、全体の調和と調整をとりながら、達成感の得られる仕事をしてほしい。

もちろん逆算思考で組んだスケジュールも崩される場面は多々ありますが、基本的な発想の起点を「締切」と「ゴール」から組み立てるクセさえつけておけば、何度もリカバリができるようになります。そうなると「スケジュールを組み直す」というストレスから少し自由になれるので、余裕が生まれ、その余裕が仕事の質を上げてくれるようになるのではないかなと思っています。

ぜひ、お試しくださいね。
今日はそんな感じです。チャオ！

2015年6月16日チームの生産性を上げるために必要なこと

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