Facebookは仕事で使える？　ループスが出した答えとは

Facebookのグループ機能を非公開にして利用しています。このグループには社員全員が入っていて、自分の専門分野に関する情報共有や発信をするために、みんなでディスカッションをしたり、クライアントの情報やベンチマークしている企業の情報を共有しています。

社員がそんなに多くないので、ひとつで十分です。ループスでは一人ひとり専門分野が異なるので、グループを複数に分けたとしても情報が分散してしまうだけなので。

我々の扱っているソーシャルメディア関連の情報は鮮度が命です。あまりストックするようなものでもないですし、流れてしまってもほとんど問題ありません。使い捨ての情報で良いんですよね。その気軽さがあるので、みんな積極的にどんどん投稿しています。最近Facebookグループ内で日本語検索ができるようになったので、過去にさかのぼりたいときは検索すれば良い。とても便利になりました。

クライアントへの納品物などストックしたい情報は、「Dropbox」に入れて管理しています。他には、スケジューラーや電話メモに「iQube(※)」を使っていて、会議中に複数人で資料を編集する際には「Google Docs」を使っています

一番大きな理由は、ローカルのフォルダと同期できるからですね。一般的なグループウェアで管理すると、資料の修正が入る度に、アップロードとダウンロードを繰り返さなければならず、バージョン管理がとにかく面倒。ローカルかオンラインかを意識することなく、フォルダへ放り込めば良いところが気に入っています。

いえ、当面は使わないと思います。クライアントとはNDAも交わしていますし、弊社はプライバシーマークを取得していますので、社内での共有をする際はその辺りはきっちり検討していかないと。

弊社の営業スタイルとして、アウトバウンドの営業はしていません。その代わりに「in the looop」という自社ブログで情報発信をしていて、それを見てくださった方から「ソーシャルを使って何かやりたい」とお問い合わせをいただきます。その後、打ち合わせをして契約が決まれば、コンサルタントがつき、企業のFacebookページの運用サポートを行ったり、資料やレポートを納品する、というケースが多いです。

そうですね。案件ごとの情報管理は、前述の社内用グループでは共有しません。その代わり、案件が決まった段階でクライアントにも入ってもらったFacebookグループを作ります。メールと違って、コミュニケーションのスピードが速いです。スケジュール調整もすごく楽です。私たちの仕事は、長期でお付き合いさせていただく場合が多いので、継続的なやり取りをする場として、クライアントといっしょにFacebookグループを活性化させておくことは重要なんです。

いえ、一概にそうとも限りませんよ。Facebookを使ったことがない人には、私たちが教えます。稀にFacebookが禁止されている会社の場合にはYammerなどその他のツールを紹介し使う場合もありますが、たいていはFacebookを使ってもらいますね。

Facebookが今ほど普及していない時はそうでしたけれど、みなさん実際に使い始めると、その便利さ＆楽しさをわかってくれます。また、このやり方は、クライアントの担当者のリテラシー向上にもつながっています。ソーシャルで何かやりたいのであれば、Facebookは避けて通れませんからね。まずはFacebookに慣れてもらうために、グループを使った練習をしてみるのは、非常に効果的だと思っています。

「こうした方が良いですよ」というレールは用意してあげますが、「こうしなきゃいけない」という押しつけはしないようにしています。クライアントに合わせてわかりやすい表現でコミュニケーションをとることや、何かしらの情報を絶やさないように配慮しています。

アラートに気を取られると仕事にならないので、グループ名の横に出る数字を見るようにしています。あと、集中したいときはFacebook自体を閉じることもありますね。これは電話やメールでも同じなのでは？

うーん...。現状、追加のメンバーをグループに招待するには、誰かがその人と友達になっていないといけないので、そこがネックになることはあるかもしれません。プライベートを見られることを嫌って、"会社の上司や同僚と友達になりたくない"という人は少なからずいますから。但し、公開制限をちゃんと設定すれば心配ないので、今後はその辺りのアナウンスが重要になると思います

社内規則では「9時から18時の間に仕事をして、お客さまの期待に応える結果を出せれば、どこで働いても良い」と決まっているので、効率的に働くためなら、必ずしも社内にいなくても大丈夫です。

そうですね。かなり働きやすい環境を作ってもらっているので、不都合なことは特にありません。ただ、強いて言うなら、インフラが便利になった分、オンとオフの切り替えを上手に行う事が大切になりますね。昔は、会社のPCでないとメールさえ見られない環境でしたけど、今はどこにいても、いろんな経路から連絡が取れますので。

はい、その切り替えは大切です。緊急時は仕方ないですが、会社としても、社員が休みの日まで働いたせいで倒れてしまったら、それはリスクです。周りから"いつでも対応してくれる人だ"と思われていると、当たり前のようにお願いされてしまいますから、"オフの時間は対応しない人なんだ"と周囲に認識してもらうこともひとつ重要なスキルだと思います。

私自身は、今後FacebookはYammerのように社内向けのエンタープライズ版を出してくるのではないかと考えています。Facebookが学生向けに追加した機能である「Groups for Schools」。これは教育機関向けの「.edu」ドメインを持っている学生に限って使える機能ですが、同じ仕組みを転用すれば社内向けSNSも簡単に作れるので、可能性は高いのではないでしょうか。

バッジを使って"ゲーミフィケーション"の要素を取り入れたツールをどこかで作ってくれないかなと思っています。シンクスマイルさんの取り組みがおもしろいのですが、バッジの仕組みを取り入れることはコミュニケーションの良いきっかけにもなりますし、モチベーションの向上にもつながります。

社内コミュニケーションの活性化のために、高額をかけてツールを導入しても、限られた人しか書き込まずに廃れていくケースが後を絶たないです。社内のグループを活性化させるためには、インセンティブとなるモチベーションを与えることが大事だと思います。