変化しないのは、後退しているのと同じ。愛媛県・西予市役所に学ぶ、古い組織から脱却するための「交渉術」
「うちの会社は古いから」「どうせ言っても変わらないから」――古い慣習が残る組織に、変革をもたらすのは難しいイメージがあるかもしれません。
そんな固定観念を覆し、大きな変革を成し遂げた“意外な”組織があります。それは、ある「地方の市役所」。
愛媛県西予（せいよ）市では、約10年前から働きやすいオフィスづくりや市民目線のサービス向上に取り組み、職員も市民も驚くような変化を実現しました。
しかし、改革の道のりは決して平坦ではなく、職員からの強い反発だけでなく議会からも厳しい指摘も。 その困難をどう乗り越え、どのように組織を動かしていったのでしょうか？
特に変化が大きかったプロジェクト後半の段階で、中心的役割を担ったデジタル推進課の上甲宏之さんに、その舞台裏をお聞きしました。
書類に埋もれたオフィスが一変！ 狙いは「職員の生産性向上」
西予市も少子高齢化が進んでおり、職員数の減少が予想されています。少ない人数で業務を行うために、生産性の向上が急務でした。
そこで、従来の働き方を見直すオフィス改革を開始したんです。
オフィス改革により、左の写真から右の写真のオフィスに変化。無線LANの導入やノートパソコンの配布を進め、席はフリーアドレスに。職員はモニターが設置された座席を自由に選んで働けるようになった。ロッカーを減らすことで、各課を仕切っていた壁もなくなり開放的な空間が実現。ITツールの活用でペーパーレス化も推進している
以前は会議室をいちいち予約していた打ち合わせも、パソコンだけ持ってフリースペースにさっと集まればすぐ始められるように。昔とは大きく変わりましたね。
上甲宏之（じょうこう・ひろゆき）。⻄予市役所政策企画部 デジタル推進課 課長補佐。趣味は散歩、読書、⾃作PC。好きな⾔葉は「強い者が勝つのではなく勝った者が強い」
職員からの反発「変える必要ある？」「いまのままでも問題なく働ける」
それに加えて、働き方を変えることに対する、職員からの抵抗がとても大きかった。
改革は小さく始める。「よくなったかも」という共感が重要
だから、数値的なアプローチに加えて、小さなことでも「オフィス環境がよくなっている」という職員に実感してもらえるようにしました。
机の片付けの様子（西予市 オフィス改革説明資料より）
それになにより、片付けならすぐ取りかかれるじゃないですか。まずは「机を整理してすっきりした状態だと、快適に働けるよね」ということに気づいてもらいたかったんですよね。
書類を減らすことで空いた場所は、予約不要で使えるミーティングスペース（画像上）や、さまざまな課が共同で利用する給湯スペース（画像左下）、市民に開放された相談窓口（画像右下）にリニューアルしている
上層部や外部有識者をまきこんで、トップダウンで変えていく
対立が生まれたときこそ、大きな目的に立ち返る
でも、手段は対立していても、目指しているものは同じ。「市民ヘのサービスをよくする」という大きな目的に向かって、たがいの主張で両立できるところを探っていきませんか、と歩み寄るようにしていました。
ここ最近は、『ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か』（エリヤフ・ゴールドラット著、ダイヤモンド社）に書かれていた「対立解消図」を参考にし、コミュニケーションの方法を探っています。
※対立解消図：TOC（制約理論, Theory of Constraints）における思考プロセスの一つで、対立している二つの立場が本質的には共通の目的を持っていることを明らかにし、創造的な解決策を導き出すためのツール
その結果、生産性が向上しコストも削減できる。その分を住民福祉に還元していけるよね、と。
「やめなければ失敗じゃない」 根気よく続けるための思考法
反発にあっても「3年ぐらい経てばみんな慣れてくれるだろう」と割り切っていましたね。途中でいろいろ言われても、最終的に働きやすくなればいい。「負けて勝つ」の考え方です。
「オフィス環境を改革すれば、組織としてよい方向に進む」と先が見えていたから、諦めずにプロジェクトを進められたのかもしれません。
ちなみに、上甲さんが所属するデジタル推進課のメンバーとはどのようなコミュニケーションをとっていましたか？ 抵抗の声が大きいと、くじけてしまうメンバーもいそうですが……。
定期的に話し合いをしたり、kintoneのアプリで業務状況を共有したりしています。
チーム内でも「何もしないのはマイナスだ」という意識を醸成できているのかな、と思います。
いまの自治体サービスは民間なら怒られている。これからは市民ファーストな役所へ
たとえば西予市に転入してきたら、市民課に行って、子どもがいるなら子育て支援課に行って、次に上下水道課に行って……という具合ですね。
総合窓口で要件を伝えれば、必要な手続きをワンストップで行えます。
西予市役所の総合窓口。手続きに該当する課の職員が代わるがわる対応してくれるので、市民が移動する必要がない
長い道のりかもしれませんが、粘り強く取り組めば、きっとよい結果が見えてくるはずですよ。
企画：山本悠子（サイボウズ） 執筆：中森りほ 撮影：岡田悦紀 編集：モリヤワオン（ノオト）
SNSシェア
執筆
撮影・イラスト
編集
