命がけで会議の資料をつくったら「それいります？」と言われた話

「新しい働き方」「自由な働き方」「働きやすい会社」──。ここ数年で、世の中でよく聞くようになった言葉たち。サイボウズも「働きやすい会社」として取り上げていただくことがあります。

そして、実際に中にいるとなかなか気づかないのですが、サイボウズには、転職してきた人やお付き合いのある企業の方々が思わずびっくりしてしまうような「ちょっとおかしい」会社の常識があるようです。

「働きやすい会社」には、世の中の常識からちょっと外れた、その会社ならではの少しおかしいアタリマエが存在するのかも……？　

そんな常識を少しずつ紹介していく連載、「働きやすい会社のヘンなところ」。第8話は、サイボウズでの仕事の進め方に関するお話です。

第8話：「すごい資料ですね！」と褒められると思いきや……？

篠原さんが出張明けで三日ぶりに出社すると、細野さんが机でぐったりしていました。その日の会議が楽しみすぎて、始業の二時間も前にカイシャについてしまったそうです。

どうやら今日の会議で、三日前の帰り道に思いついた企画を提案する予定だそうです。細野さんは「どうだ！」と言わんばかりに、机の上にある分厚い資料を篠原さんに見せつけます。

しかし篠原さんはその資料を見て関心するどころか「その資料いります？」と細野さんに質問します。細野さんは驚いた様子であたふたしながら「資料なしにどうやってプレゼンをすればいいんですか！」と返します。

篠原さん曰く、サイボウズでは基本的にキントーンへの「書き込み」で仕事を進めるとのこと。チームの会議や打ち合わせもその書き込みを見せながら進めるので、社内資料をつくり込む文化がないのだと細野さんに伝えます。過去のキントーン上のやり取りをパソコンに映しながら、篠原さんの解説は続きます。時には資料に落とし込んだ方がいい場合もあるものの、できる限り書き込みをベースに進めることによって、序盤からこまめに軌道修正ができたり、仕事の進捗も見えやすくなるため、チームの業務効率が上がるのだと説明します。

細野さんは、自分が用意した分厚い紙の資料を改めて見て、会議にいくのが少し恥ずかしくなってしまいました。その様子をみて篠原さんは「大丈夫！やったことは報われる！」と背中を押して送り出します。

書き込みを中心に仕事を進めれば、結構ムダが減るかも

サイボウズでは、基本的にキントーンへの「書き込み」で仕事を進めます。チームの会議や打ち合わせもその書き込みを見せながら進めるので、社内資料をつくり込む文化がありません。

普段の業務であまり接点がない人との打ち合わせなど、時には資料に落とし込んだ方がいい場合もありますが、できる限り書き込みをベースに進めることによって、序盤からこまめに軌道修正ができたり、仕事の進捗も見えやすくなるため、チームの業務効率が上がるのです。

プロジェクトごとに書き込みをまとめれば、新しく参加したメンバーも過去のやり取りを簡単にさかのぼれるので、キャッチアップがスムーズになります。

仕事のムダに悩まされている方は、チームの情報共有のあり方を見直してみるといいかもしれません。（つづく）

マンガ：山里將樹　企画編集：今井豪人